Paragraaf Bedrijfsvoering

Inleiding
In deze paragraaf gaat het over de inrichting van de bedrijfsvoering. Inspanningen voor de verbetering van onze dienstverlening aan inwoners en bedrijven zijn beschreven in het Programma Algemeen Bestuur. We gaan in onze bedrijfsvoering uit van het beleidsakkoord 2022-2026: "We doen het samen!", onze visie op dienstverlening "Graag en op maat 2.0" en (wettelijke) ontwikkelingen op gebied van informatie en digitalisering.

Organisatieontwikkeling

We werken in een complexe omgeving en tijd waarin veel verandert en veel opgaven op ons afkomen. Om onze dienstverlening minimaal op peil te houden en alle ambities en ontwikkelingen op te pakken, is aanpassing en veerkracht gevraagd van alle medewerkers in onze organisatie. Dit kan alleen als we in verbinding staan en samenwerken met elkaar en onze omgeving. Vanaf 1 januari 2024 werken we in een vernieuwde aansturings- en organisatiestructuur. De manier waarop we samenwerken gaat echter verder dan de inrichting van de organisatie. Dit is onderdeel van het ontwikkeltraject dat we in 2025 voortzetten.

Dit organisatieontwikkeltraject richt zich op meer integraal samenwerken, over de grenzen van teams, afdelingen of zelfs de organisatie heen. In een ontwikkelgerichte cultuur, gebaseerd op vertrouwen, verbinding en vakmanschap. We richten ons op het creëren van een positieve cultuur én ondersteunen medewerkers actief bij hun persoonlijke en professionele groei. Onderdelen hierin die in 2025 doorlopen, zijn leiderschapsontwikkeling, teamontwikkeling en werkgeluk en vitaliteit.

Personeel en Organisatie ("Human Resources" (HR))

De HR visie en strategie is opgesteld vanuit een mensgerichte focus als bijdrage aan het succes van de organisatie op de lange termijn. Deze strategie werken we uit in een HR-jaarplan (uitvoeringsplan). Enkele onderdelen uit de strategie worden hieronder kort beschreven.

• Strategisch personeelsplan

In het kader van de organisatieontwikkeling werken we ons strategisch personeelsplan in 2024 en 2025 bij. Daarbij hoort ook een organisatiebrede visie en strategie op ontwikkelen en opleiden. Hiervoor zetten we in 2024 de kaders uit, starten met eerste acties en voeren we vanaf 2025 breed en  verder uit. Werken op z'n Best wordt zo een geladen, gedragen en vanzelfsprekende manier van werken binnen onze organisatie.

• Arbeidsmarkt - Werving & Selectie

Arbeidskrapte speelt ook voor ons als gemeentelijke organisatie. Vacatures zijn moeilijk te vervullen. Dit leidt tot bezettingsproblematiek, steeds weer inwerken van nieuwe medewerkers (werkdruk), kennisverlies door het vertrek van medewerkers en hogere kosten van inhuur. Eind 2023 startten we met het verstevigen van onze arbeidsmarktcommunicatie. De plannen die er nu liggen zijn gericht op het versterken en activeren van ons “werkgeversmerk” . Hierbij is aandacht voor alle stappen binnen een kandidaat- en medewerker reis (van toestroom tot instroom, doorstroom en uitstroom). Daarbij hoort het structureel aanbieden van interventies en methoden die bijdragen aan een positieve cultuurverandering en positief en gezond werkgeverschap. Acties om dit uit te voeren en intern goed te borgen, lopen in 2024 en in 2025 door.Ondanks alle inspanningen zal de krapte op de arbeidsmarkt verder toenemen, hierbij wordt ook wel gesproken over het toekomstige personele ravijn. We zullen ook moeten onderzoeken of we alle ambities waar kunnen maken of dat we keuzes moeten maken op basis van realistische mogelijkheden.

• Duurzame inzetbaarheid

Om medewerkers te werven en te behouden steken we in op goed werkgeverschap, vitaliteit en werkgeluk. We zetten activiteiten en hulpmiddelen in voor op peil brengen/houden van de fysieke- en mentale gezondheid van onze medewerkers. We richten ons in 2025 op specifieke leeftijdsgroepen en hun behoeften en interesses.

• Vernieuwing personeels- en salarissysteem

Per 1 januari 2025 wordt ons huidige personeels-en salarissysteem vervangen. In 2024 is de voorbereiding en implementatie van het nieuwe systeem projectmatig opgepakt. De uitgangspunten van onze visie op de organisatie en (interne) dienstverlening zijn leidend geweest bij de inrichting van dit systeem. In 2025 zetten wij verdere ontwikkelingen en wensen binnen dit systeem en het daarvan optimaal gebruik maken door.

• Managementinformatie

Door de gewenste managementinformatie uit het nieuwe personeelssysteem te halen, is het mogelijk om analyses te maken en gerichte acties en interventies binnen domeinen en teams uit te voeren, gericht op verbetering van de in-en externe dienstverlening. De integrale samenwerking van HR medewerkers en de teamleiders wordt zo verstevigd.

Verplichte indicatoren :  

Het Rijk heeft een aantal beleidsindicatoren verplicht gesteld. Beleidsindicatoren die betrekking hebben op een inhoudelijk programma zijn in het programma opgenomen. Deze beleidsindicatoren hebben een relatie tot de bedrijfsvoering en zijn opgenomen in onderstaande tabel:

De jaren 2022 en 2023 geven de werkelijke cijfers weer op basis van de jaarrekening uit de betreffende jaren. Het jaar 2024 en 2025 laat een raming op basis van de primitieve programmabegroting zien. De apparaatskosten per inwoner zijn in 2025 gestegen ten opzichte van de realisatie in 2023 en de primitieve begroting 2024. Dit wordt veroorzaakt door de werkelijke bezetting van de formatie die hoger ligt dan in 2023 en doordat de begrote lasten voor overhead zijn toegenomen in 2025. Deze lasten stijgen procentueel meer dan de toename van het aantal inwoners.

Externe inhuur wordt in de primitieve begroting niet geraamd, vandaar dat deze nihil is.

Digitale bedrijfsvoering

Best is “Slimme Volger” op het gebied van Informatisering & Automatisering
Informatie en gegevens zijn cruciale elementen in de bedrijfsvoering van elke overheidsorganisatie. Het leveren van een goede dienstverlening aan inwoners, bedrijven en ketenpartners (binnen de wettelijke eisen en kaders) kan niet zonder goede informatievoorziening (IV) en inzet van ICT. Informatie, gegevens en ICT zijn voor de hedendaagse overheidsorganisaties dan ook belangrijke strategische bedrijfsmiddelen, net als mensen, geld en tijd. Met name de ontwikkelingen op het gebied van ICT en digitalisering gaan zo snel, dat ook gemeente Best in een steeds hoger tempo voor nieuwe kansen, vraagstukken en afwegingen komt te staan. Best hanteert de strategie om een slimme volger te zijn op het gebied van digitale innovaties. Wij maken gebruik van opgedane ervaringen van andere organisaties en geven daarmee op een efficiënte manier invulling aan nieuwe ontwikkelingen. Dit past bij de omvang en mogelijkheden van onze gemeente.

Digitaal werken en bereikbaarheid
Als het gaat om digitaal werken kiest de gemeente Best voor zoveel mogelijk te standaardiseren. Dat wil zeggen:

• aansluiten bij landelijke standaarden en de Digitale Agenda Gemeenten 202 4 ;
• gebruik maken van standaardsoftware uit de cloud, tenzij maatwerk onderbouwd noodzakelijk is;
• voor maximale flexibiliteit (waaronder het afleggen van bezoeken aan huis) werken alle medewerkers met een smartphone en een laptop om plaats- en tijdonafhankelijk met de noodzakelijke informatie te kunnen werken ;
• Digitale toegankelijk en dienstverlening voor Inwoners optimaliseren waar het kan, waarmee we zorgdragen voor een hogere servicegerichtheid;
• De wereld digitaliseert. Om de ontwikkelingen in de digitale wereld bij te blijven worden de mogelijkheden onderzocht waarbij Artificial Intelligence (AI) kan worden ingezet;
• Voldoen aan huidige en nieuwe wetgeving rondom veilig digitaal verkeer, opslag en archivering;
• Digitale vaardigheid van de medewerkers verhogen.

Acties in 202 5
Gemeente Best optimaliseert de dienstverlening die het hanteert aan de inwoners en organisaties als uitgangspunt voor de inrichting van de informatievoorziening (IV)-functie. IV is een onderdeel van deze dienstverlening, want informatie is van iedereen. Naast de dienstverlening zijn ook andere kaders van invloed op de IV-functie, zoals wettelijke verplichtingen, architectuur, informatiebeveiliging en privacy.

Trajecten die voor 202 5 op de agenda staan zijn onder andere:

• Meer regie door datagedreven te werken; De gemeente is de grootste bronhouder en verzamelaar van informatie over en uit de gemeente. Actuele en adequate sturingsinformatie zijn van groot belang om ontwikkelingen te signaleren, bij te sturen en beleid op te formuleren. Het aanbieden en verder ontsluiten van deze informatie via een dashboard van eigen gegevens is een belangrijke doelstelling. De mogelijkheden van AI kunnen hierin een grote bijdrage leveren.
• Doorontwikkeling digitale producten; digitaal is de norm. De informatiesamenleving verandert snel en ook in 2025 gaan we verder met het digitaliseren en optimaliseren van onze processen. Ieder jaar zetten we steeds meer in op het aanbieden van nieuwe digitale producten en diensten via de gemeentelijke website. Microsoft365 wordt breder uitgerold voor alle medewerkers, waarmee het belang van digital vaardigheid toeneemt. Daarnaast leveren we ook inspanningen op andere vlakken, zoals het digitaal aanbieden van alle gemeentelijke diensten als uitvloeisel van de WMEBV en het digitaliseren van de uitgaande poststroom.
• Betere dienstverlening via de Cloud; onze leveranciers bieden hun diensten steeds meer aan via het Internet. Hierbij wordt lokale software verplaatst naar de Cloud waardoor nieuwe digitale ontwikkelingen sneller voor onze inwoners beschikbaar zijn.
• Diverse archiefprojecten; Jaarlijks wordt een audit door het RHCe gehouden. Naar aanleiding van het inspectieverslag van het RHCe wordt er jaarlijks een verbeterplan opgezet om informatie beter te beheersen, en waar nodig duurzaam en toegankelijk te maken. Er wordt gewerkt aan een overzicht archiefbescheiden, zaakgericht archiveren binnen Corsa, informatiebeheerplannen en een kwaliteitssysteem informatievoorziening.
• Grip op digitale begroting: om grip te houden op digitale ontwikkelingen en de daaruit ontstane veranderende digitale behoefte binnen de gemeente Best, is het van belang om digitale projecten nauwkeurig te registreren.

Informatiebeveiliging en privacy

Als gemeente hebben we een grote verantwoordelijkheid waar het gaat om het op orde hebben van onze informatiebeveiliging en privacy. Informatiebeveiliging is het proces van vaststellen van de vereiste beveiliging van informatiesystemen in termen van vertrouwelijkheid, beschikbaarheid en integriteit. Maar het gaat ook over het treffen, onderhouden en controleren van een samenhangend pakket van bijbehorende maatregelen . Het blijven werken aan de borging van informatiebeveiliging en privacy binnen de organisatie is een must. Zo blijven we voldoen aan wet- en regelgeving, waaronder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), Wet BRP, Wet open overheid (Woo), Wet Suwi, Wet Eenmalige Gegevensuitvraag, Wet Politiegegevens (Wpg) en de Archiefwet. Naast dat privacy hoog in ons vaandel staat hebben we te maken met wet- en regelgeving en een groeiend privacybewustzijn bij inwoners en medewerkers. Om hierop te kunnen inspelen en de kwaliteit van de gegevensbescherming te verhogen is het noodzakelijk om de formatie voor de Functionaris Gegevensbescherming (FG) beperkt uit te breiden.

Als gemeente zijn we continu bezig om onze digitale weerbaarheid te verhogen. Een goede implementatie van monitoring & response diensten levert een grote bijdrage hieraan. Met monitoring & response krijg je beter zicht op wat er zich binnen de digitale infrastructuur afspeelt. Naast investeren in onze digitale infrastructuur blijven we investeren in kennis en expertise van onze medewerkers op het gebied van privacy en informatiedeling. Door campagnes en voorlichtingssessies maken we medewerkers bewust van risico’s en hoe deze te minimaliseren. Ook zorgen we ervoor dat processen veilig en privacybewust (security & privacy by design) zijn ingericht en verantwoordelijkheden op de juiste plek zijn belegd.

Via interne en externe audits monitoren we de mate van beveiliging. De meeste audits zijn gebundeld in ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Met deze audit leggen we verantwoording af aan de gemeenteraad en centrale toezichthouders, zoals het Ministerie van Binnenlandse Zaken.

Huisvesting

In juni 2023 maakten we een pas op de plaats met het project Samen gaan. Aanleiding was het verzoek van de gemeente Oirschot om een verkenning voor een mogelijke fusie te bespreken.

Het huidig gemeentehuis voldoet niet meer aan de hedendaagse eisen. Om ervoor te zorgen dat de medewerkers in een gezonde werkomgeving hun werk kunnen doen onderzochten we alternatieve mogelijkheden. Daarom verhuizen we de back-office in 2025 naar een locatie op een bedrijventerrein. We baseren het Programma van Eisen voor de inrichting van de nieuwe kantooromgeving op activiteit gerelateerd werken (AGW). We onderzoeken of we Inwonerszaken in het centrum kunnen houden. De Raadzaal en de vergaderruimten in de monumentale oudbouw blijven we gebruiken.

Control

Financiële kwaliteitszorg
Financiële kwaliteitszorg is het totaal van maatregelen dat er toe moet leiden dat de management accounting en financial accounting zijn gewaarborgd, en waar nodig worden verbeterd om in control te zijn. Voorbeelden hiervan zijn de tussentijdse rapportage en de jaarstukken. Management accounting op het niveau van het management is beschikbaar via 'Vensters voor bedrijfsvoering'. Bij financial accounting gaat het er om dat de externe verslaglegging voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Dit onderdeel van de financiële kwaliteitszorg heeft alles te maken met het begrip rechtmatigheid, dat hierna nog apart wordt toegelicht.

Onderzoeken naar rechtmatigheid [Gemeentewet artikel 212]
Om de financiële rechtmatigheid in de organisatie beheersbaar en aantoonbaar te maken, is een intern controlesysteem van proces- en dossieronderzoeken ingericht. De onderzoeken zijn afgestemd met de accountant en vormen het vooronderzoek voor de controles door de accountant.
In de risicovolle financiële processen zijn stappen ingericht om interne beheersmaatregelen tijdens het proces uit te voeren. De beheersmaatregelen bestaan onder andere uit systeemcontroles, 'vier ogen checks' en datavergelijking. Daarbij zijn vastleggingen van de controles noodzakelijk, zodat het rechtmatig handelen aantoonbaar en geborgd is.

Jaarlijks onderzoeken we:

• de meest risicovolle financiële processen (onder andere inkomensoverdrachten en uitkeringen, maatschappelijke ondersteuning, jeugdhulp);
• de onderzoeken naar collegebesluiten.

Rechtmatigheidsverantwoording
Per 1 januari 2023 veranderde de wet op het gebied van rechtmatigheid. Op voorstel van de commissie Depla, in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten' legt het college van burgemeester en wethouders met ingang van het verslagjaar 2023 in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de rechtmatigheid. Dit in de vorm van een rechtmatigheidsverklaring. Voorheen lag deze taak bij de accountant.

Vanaf 2021 stellen wij al een rechtmatigheidsverklaring op. Zo verantwoorden we aan de raad in hoeverre we voldoen aan de financiële rechtmatigheidseisen in wet- en regelgeving. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de gemeenteraad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Met als doel om de kaderstellende- en controlerende rol van de gemeenteraad op dit vlak te versterken.

Onderzoeken naar doeltreffendheid en doelmatigheid [Gemeentewet artikel 213a]
Wij laten onderzoeken uitvoeren naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid zoals aangegeven in de Gemeentewet artikel 213a. De onderzoeken zijn gericht op de doeltreffendheid en/of doelmatigheid van de dienstverlening in de integrale keten van de bedrijfsorganisatie. Hierdoor wordt het gehele bedrijfsproces onderzocht en geoptimaliseerd en niet slechts een deel van het bedrijfsproces, bijvoorbeeld binnen een team. Dit laatste kan namelijk leiden tot ongewenste sub-optimalisaties.

De onderzoeken naar doeltreffendheid en/of doelmatigheid respectievelijk rechtmatigheid vormen een samenhangend geheel, zodat een integraal controleplan ontstaat. Dat houdt ook in dat we bewust zoeken naar het combineren van onderzoeken naar doelmatigheid en/of doeltreffendheid enerzijds en onderzoeken naar rechtmatigheid anderzijds. Beide vormen van onderzoek geven een impuls aan kwaliteitsverbeteringen.

Juridische kwaliteitszorg

Wet open overheid
De Wet open overheid (Woo) is gericht op het vergroten van transparantie en toegankelijkheid van overheidsinformatie en draagt daarom bij aan het versterken van het vertrouwen tussen burgers en het gemeentelijk bestuur. De Woo is opgebouwd rond drie pijlers, namelijk: een actieve openbaarmakingsplicht voor 11 categorieën aan documenten (die nog niet volledig in werking is getreden), een inspanningsverplichting voor andere documenten, en passieve openbaarmaking op verzoek.

Een centraal aspect van de Woo is de vereiste om onze informatiehuishouding op orde te brengen en digitale overheidsinformatie duurzaam toegankelijk te maken. Dit sluit aan bij de Archiefwet 1995, die bepaalt dat overheidsbescheiden goed geordend en toegankelijk moeten worden bewaard.

De verplichting om informatie actief openbaar te maken is nog niet in werking getreden, maar treedt de komende jaren gefaseerd in werking. We streven ernaar om de Woo naar de bedoeling uit te voeren en ons verder te ontwikkelen als een open en transparante overheidsorganisatie. Dit omvat ook het verder (her)inrichten van onze processen en systemen, alsook het beschikken over een eigen portaal om goed aan te kunnen sluiten op de landelijke Woo-index die als verwijsindex fungeert voor gepubliceerde documenten.

Juridische kwaliteit
We nemen organisatorische maatregelen, die erop zijn gericht dat de juridische kwaliteit van de geleverde producten en diensten voldoet aan de huidige regelgeving. We onderzoeken of we processen kunnen verbeteren. We sluiten aan bij ons cultuurtraject "Het werken volgens de bedoeling" en zetten waar mogelijk het instrument mediation in om bezwaar- en/of beroepsprocedures te voorkomen. Tot slot werken we doorlopend aan de juridische kwaliteit door opleidingen, trainingen en het bevorderen van informatie-uitwisseling tussen medewerkers.